W agencji marketingowej projekt warto prowadzić od briefu do jednoznacznej akceptacji materiału. Potrzebne są: uzgodniony zakres, lista rezultatów, terminy, pliki i zapis decyzji klienta. Dzięki temu osoba wracająca do tematu nie musi odtwarzać całego zlecenia z korespondencji.
Brief: zapisz efekt i granice pracy
Wyobraźmy sobie przykładowe zlecenie: mała marka przygotowuje sesję zdjęciową i zestaw materiałów do premiery produktu. W zespole są osoba koordynująca, fotograf i projektantka. Klient dostarcza produkty oraz akceptuje materiały. Ten przykład służy pokazaniu procesu; nie opisuje wdrożenia u rzeczywistego klienta DoDo.
W opisie projektu określ odbiorców, cel i komplet materiałów. Zapis „obsługa premiery” jest zbyt szeroki. Lepszy punkt wyjścia to „12 zdjęć produktu i 4 grafiki do mediów społecznościowych, w formatach wskazanych w briefie”. Dopisz, kto ocenia wynik i które decyzje trzeba podjąć przed rozpoczęciem produkcji.
Pytania do briefu
- Jaką decyzję lub działanie odbiorcy ma wspierać materiał?
- Co dokładnie przekazujemy: liczba, format, język i kanał wykorzystania?
- Jakie materiały dostarcza klient i do kiedy ich potrzebujemy?
- Kto zbiera uwagi i kto zatwierdza rezultat?
- Jak obsługujemy zmianę zakresu po starcie?
Lista zadań: od przygotowania do przekazania
Podziel projekt według etapów pracy. Na jednej liście można zapisać kroki z czytelnymi przedrostkami, na przykład „Przygotowanie: potwierdzić listę produktów”. Jeżeli zdjęcia i grafiki mają osobne zespoły lub różne terminy końcowe, wygodniejsze mogą być dwa projekty.
- Przygotowanie: potwierdzić brief, otrzymać materiały, uzgodnić listę ujęć i termin.
- Produkcja: wykonać zdjęcia, wybrać propozycje i przygotować pierwsze wersje.
- Ocena: przekazać paczkę do weryfikacji i zebrać uwagi w jednym miejscu.
- Poprawki: zapisać uzgodnione zmiany i przedstawić nową wersję.
- Odbiór: uzyskać akceptację konkretnej wersji i przekazać komplet materiałów.
Odhaczenie „wysłano propozycję” nie oznacza jeszcze „klient zaakceptował”. Oddziel te działania. W poradniku o listach zadań opisujemy, jak definiować warunek ukończenia punktu.
Pliki: nazwij wersję i przeznaczenie
Ustal prostą konwencję nazw: premiera-grafiki-v01-do-oceny.pdf, a po poprawkach premiera-grafiki-v02-do-akceptacji.pdf. Końcową wersję oznacz dopiero po decyzji odbiorcy. Nazwy typu „final-ostateczny-2” utrudniają odtworzenie kolejności.
Przy dodaniu pliku napisz, co się zmieniło i jakiej odpowiedzi oczekujesz. Przykład: „Wersja 02 zawiera nowe hasło i poprawiony kadr. Potrzebujemy potwierdzenia tych dwóch elementów do czwartku”. To zasada pracy zespołu, niezależna od tego, czy narzędzie ma automatyczne wersjonowanie.
Uwagi: jedna zebrana decyzja zamiast kilku sprzecznych rozmów
Gdy trzy osoby klienta wysyłają uwagi osobno, koordynator powinien zebrać rozbieżności przed przekazaniem poprawek do wykonania. Zapisz, która decyzja obowiązuje. Warto oddzielić korektę błędu od nowego oczekiwania, bo nowe oczekiwanie może wpływać na zakres i termin.
Po spotkaniu dodaj krótką notatkę: co ustalono, kto ma następny krok i do kiedy. Jeżeli akceptacja przyszła e-mailem, odnotuj jej datę i zakres w projekcie zgodnie z zasadami firmy. Nie zakładaj, że aplikacja automatycznie przejmie całą korespondencję. Wzór notatki znajdziesz w artykule o komunikacji w zespole projektowym.
Jak ułożyć obsługę zlecenia w DoDo?
W DoDo tablica może porządkować projekty klienta, a projekt mieści opis, termin, uczestników, checklistę, rozmowę i pliki. Dodatkową osobę można zaprosić do potrzebnego projektu. Przed udostępnieniem materiałów sprawdź rolę i zakres zaproszenia.
Ankieta przyda się do wyboru terminu sesji lub zebrania preferencji. Ostateczną decyzję zapisz osobną wiadomością, jeżeli wynik głosowania ma jedynie charakter pomocniczy. Nie traktuj samej obecności pliku ani braku komentarza jako formalnej akceptacji.
Kiedy uznać projekt agencji za zakończony?
Przed zamknięciem sprawdź trzy rzeczy: czy przekazano uzgodniony komplet, czy wiadomo, która wersja została zaakceptowana, oraz czy pozostały działania po stronie agencji. Jeśli klient odkłada decyzję, zapisz sytuację i następny termin kontaktu zamiast odhaczać cały temat.
Na początek przenieś do narzędzia jedno zlecenie i oceń, czy nowa osoba potrafi odnaleźć brief oraz ostatnią wersję bez pytania koordynatora. Taki test jest częścią proponowanego planu wdrożenia aplikacji w firmie.
Przetestuj ten sposób pracy na jednym projekcie.
Sprawdź funkcje DoDo, wybierz rzeczywisty temat i ustal pierwsze kroki z osobami, których dotyczy.
Poznaj funkcje DoDo